Dans le cadre de vos activités, vous devez effectuer une dépense mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour obtenir un bon de commande. Dans tous les cas, cette dépense relevant du service ordinaire et concernant le fonctionnement, un seul réflexe : l’utilisation de la Demande d’Achat Interne, appelée également la DAI.
Dans cette page :
Plus d'infos : le service ordinaire
Le service ordinaire comprend l’ensemble des recettes et des dépenses qui se produisent une fois au moins au cours de chaque exercice financier et qui assurent à la commune des revenus et un fonctionnement réguliers, en ce compris le remboursement périodique de la dette.
Dans un budget, le service ordinaire comprend des recettes et des dépenses. Ces dernières sont de 4 types : les dépenses de personnel (charges salariales et assurances), fonctionnement (matériel de bureau, frais énergétiques, carburant des véhicules, fournitures diverses, …) transferts (dotations et subsides) et dette (remboursement des charges des emprunts : intérêts et capital).
Comment remplir une DAI ?
Seul le premier cadre de celle-ci doit être rempli par le demandeur. Le second cadre sera complété par le service comptabilité de la DSF, le troisième étant réservé au Bourgmestre ou son représentant.
S’agissant d’argent public, toute dépense est soumise aux règles de marché public : une offre de prix doit être sollicitée par le demandeur auprès de 3 fournisseurs. La consultation peut se faire par téléphone, par mail, sur base d’un catalogue ou d’une offre de prix reçue directement de la part du fournisseur,… La preuve de cette consultation devra être jointe à la DAI si la dépense excède 500 euros HTVA.
Le « saucissonnage » (faire plusieurs DAI pour une même dépense afin d’éviter de dépasser le seuil de 1.000 euros HTVA) n’est pas autorisé. A contrario, il ne faut pas faire preuve d’excès de zèle en établissant une DAI par dépense même s’il convient, pour des raisons de traitement, d’en rédiger une par projet, par article et par fournisseur.
Si la DAI est complétée de manière exhaustive et si elle est conforme au modèle proposé (tenant sur une seule page), elle pourra être rapidement traitée par la DSF à qui vous l’aurez envoyée sous format papier ou par mail aux 3 personnes contact mentionnées ci-dessous. Dans le cas contraire, un retour à l’expéditeur sera nécessaire, ce qui retardera l’émission, par le service comptabilité, d’un bon de commande.
Est-ce qu’une DAI seule, suffit ?
Dans la plupart des cas, oui.
La DAI devra être précédée d’une note au Collège si la dépense est supérieure à 1.000 euros HTVA OU, quel qu’en soit le montant si elle est relative à :
- du matériel bureautique, multimédia ou électroménager ;
- des fournitures générant une fois acquises des dépenses supplémentaires (ex : un gsm) ;
- des abonnements ;
- des dépenses qui nécessitent un positionnement politique (ex : une publicité dans un journal).
N’oubliez pas…
La DAI a été mise au point pour assouplir le fonctionnement de l’administration. Vous en doutez ? Sachez simplement que selon la législation comptable à laquelle sont soumises les communes, seul le Collège est habilité à procéder à des engagements de dépenses. Si la DAI n’avait pas été créée, toute dépense, qu’elle qu’en soit la nature ou le montant, aurait dû faire l’objet d’une note au Collège, ce qui aurait alourdi, vous en conviendrez, la procédure d’achat.
Plus d'infos : l'engagement
L’engagement réserve tout ou partie d’un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.
Formulaire
Personnes de contact
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Service : Fonction : Téléphone : Gsm : Email : |
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Maryline Beguin Service : Direction des Services financiers Fonction : Agent administratif à la comptabilité Téléphone : 085/84.95.87 Gsm : Email : maryline.beguin@ac.andenne.be |
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Audrey Bion Service : Direction des Services financiers Fonction : Agent administratif à la comptabilité Téléphone : 085/84.95.85 Gsm : Email : audrey.bion@ac.andenne.be |
