Tutoriel : Utilisation d’i.a. PST

Qu’est-ce que iA.PST ?

Il s’agit d’un portail web utilisé pour la création et la gestion du PST. Son utilisation est nécessaire vu la transversalité du document et donc son écriture à plusieurs mains.

Quand ajouter/modifier une action dans iA.PST ?

Le PST doit être présenté par le Collège communal au Conseil communal dans les six mois qui suivent la désignation des échevins (nouvelle mandature).

C’est le Collège communal et le Comité de direction qui déterminent ensemble, à partir de la Déclaration de politique communale, les objectifs stratégiques c’est-à-dire la vision à long terme (O.S.) et les objectifs opérationnels (O.O.). Ils proposent une série d’actions (projets) pour atteindre les objectifs.

Ils invitent ensuite les services communaux à développer ces actions, à les hiérarchiser, à les budgétiser, à les modifier ou encore à proposer de nouveaux projets pour atteindre les objectifs fixés.

Ensuite, une évaluation des actions a lieu annuellement. Elle est présentée au Collège communal qui la soumettra au Conseil communal au minimum à mi-législature et au terme de celle-ci.

Les services seront informés par mail des dates d’échéance pour introduire leurs contributions. En dehors des moments de finalisation du PST ou de son évaluation durant lesquels plus aucune modification ne sera autorisée, les contributeurs sont encouragés à introduire leurs informations dans le logiciel au fur et à mesure de l’évolution des actions qui sont de leur ressort.

Comment ajouter/modifier une action dans iA.PST ?

Dans la plateforme, sélectionnez le PST concerné :

Vous obtenez alors l’écran ci-dessous à partir duquel vous pouvez accéder aux différents O.S., O.O. et actions, soit en cliquant sur les titres soit via le plan du PST :

Choisissez l’objectif opérationnel dont dépend votre action et cliquez sur « Ajout d’un élément » puis « Action » :

Complétez les informations relatives à cette action en vous entourant de la collaboration des autres services concernés et des éventuels partenaires en respectant les consignes suivantes :

• Le titre doit être bref et clair. Il commencera toujours par un verbe à l’infinitif.
• La description énonce une courte mais claire définition du projet/de l’action.
• La catégorie mentionne le volet du PST : soit externe (développement des politiques de la Ville), soit interne (organisation et fonctionnement de l’Administration). Le volet interne se retrouve principalement dans l’objectif stratégique « Etre une Administration communale innovante et efficiente (OS.8) » mais certaines actions dépendant d’autres objectifs opérationnels ou stratégiques relèvent également du volet interne.
• Les indicateurs de réalisation (on parle d’indicateurs de résultats pour les O.S. et O.O.). sont facultatifs; ils visent à définir les critères d’évaluation d’une situation de départ, des valeurs cibles et à mesurer la progression. L’indicateur doit faire sens par rapport à l’action concernée. Un bon indicateur est généralement un indicateur chiffré (par exemple : diminuer la consommation de mazout des bâtiments communaux de 20 % par rapport au début de la mandature -> il faudra donc relever cette consommation annuellement pour pouvoir comparer la progression) ou « binaire » (par exemple : fait/pas fait, obtenu/refusé, …), facile à comprendre, permettant des comparaisons (notamment dans le temps) et offrant un « bon rapport qualité-prix » (un minimum de ressources consacrées aux indicateurs pour un maximum de ressources consacrées aux actions elles-mêmes. Il ne faut en effet pas passer plus de temps à collecter des indicateurs qu’à réaliser ses actions !).
• L’échéance prévue pour l’action : à défaut d’échéance déterminée, mentionnez la date de fin de la mandature.
• La date de début prévue est facultative. La date de début effective et la date de fin effective seront complétées lors de l’évaluation de l’action.
• La progression de l’action exprime en pourcents l’avancement estimé du projet. Idéalement, pour que ce pourcentage de progression soit le plus objectif possible, des indicateurs seront préalablement définis.
• L’indice santé indique l’état du projet :
  •  « bon » si l’action se porte bien (pas d’obstacle en vue) => feu vert;
  • « risque » si elle comporte un risque ou dépend d’une contrainte en particulier => feu orange;
  • « blocage » si elle ne peut évoluer dans l’immédiat compte tenu d’un impératif ou l’autre => feu rouge.
• Un commentaire est ajouté dans le champ « détail de l’indice de santé » lorsque l’indice est orange ou rouge pour en expliquer la raison.
• Le nom de l’Echevin responsable est complété dans le champ « responsable mandataire » en utilisant la liste préétablie.
• La rubrique « gestionnaire«  mentionnera les services concernés en commençant par le service traitant et le porteur de l’action (l’agent qui suit le projet) sera également sélectionné dans la liste existante.
• Les asbl et organismes (para)publics intervenant dans l’action sont listés dans le champ « partenaires externes« . Les éventuelles sociétés, adjudicataires des marchés publics liés à l’action, ne sont pas mentionnées.
• Financement/budget : chaque fois que cela s’avère possible, une estimation financière du développement de l’action durant la mandature communale est mentionnée en précisant le type de financement (communal, régional, …), l’année de la dépense et son montant. Toute précision à ce sujet est formulée dans la case « commentaires sur le financement/budget« . Les frais récurrents liés au fonctionnement seront indexés annuellement à hauteur de 2 %/an (montants arrondis). Le total de toutes les actions relevant d’un même objectif opérationnel est repris automatiquement dans le tableau budget des actions de cet objectif. Il en va de même pour le total des objectifs opérationnels qui est calculé dans le tableau budget des des objectifs stratégiques.
• Il est possible de lier l’action du PST à l’un des 17 objectifs de développement durable adoptés au Sommet des Nations unies en 2015 (O.D.D.) qui déclinent un projet central de durabilité pour l’humanité, la planète et la prospérité.
• La case champ « constat«  (qui apparaît dans le PST généré sous le titre « programmation ») renvoie au planning de l’action; elle précise la situation de départ, le rétroplanning du projet, le plan de travail à mettre en œuvre, étape par étape, …   Pour certaines actions, la réflexion n’est pas encore suffisamment aboutie pour permettre d’établir ce planning. Pour d’autres, le projet – déjà bien avancé – se poursuit simplement.
• La rubrique « commentaires » (qui apparaît dans le PST généré sous le titre « constat« ) est facultative; elle indique au besoin l’état des lieux de départ, ce qui justifie le projet, met en avant son intérêt, …

Il n’est pas opportun de décrire dans les moindres détails un projet, en donner les lignes directrices tout en évitant d’être trop « technique » suffit; le souci de synthèse, de lisibilité et de compréhension doit guider votre texte, souvenez-vous que le PST est publié sur le site internet communal.

Une fois que tous les champs sont complétés, l’action doit être enregistrée :

La barre d’action située dans la partie supérieure permet de gérer l’élément courant affiché en page centrale. Elle contient des liens et menus affichés en fonction des droits de l’utilisateur. Un utilisateur qui ne peut modifier un élément, par exemple, ne verra pas le lien « Modifier » :

• « Modifier » permet d’accéder à la page d’édition et de changer les valeurs des attributs de l’élément ;
•  Les changements d’états (boutons bleus foncés) permettent de changer l’état de l’élément pour le faire passer dans un nouvel état. Les états disponibles sont :
• • « en création » : état après la création initiale. L’élément est seulement visible par les utilisateurs des services sélectionnés dans le champs « gestionnaire« . Dans cet état, l’élément n’est pas repris dans la globalisation budgétaire ni dans les documents générés;
  • « à agender » : l’élément est maintenant visible par tous les utilisateurs. L’action est planifiée mais non commencée;
  • « en cours » : l’action a débuté;
  • « finalisé » : l’action est réalisée à 100 %;
  • « annulé » : l’action a été annulée. Attention, il faut une décision du Collège communal ou de l’Echevin responsable pour faire ce choix.
• « Ajout d’un élément » permet de sélectionner quel élément on veut rajouter dans l’élément courant (à un niveau en dessous donc);
• « Couper« , « Copier« , « Coller » et « Supprimer » permet d’effectuer ces actions sur l’élément courant. On peut ainsi par exemple couper une action présente dans un OO pour la coller dans un autre.

Comment procéder à l’évaluation d’une action dans iA.PST ?

Les actions qui ont évolué durant l’année écoulée vont soit changer d’état, soit être complétées par les réalisations effectuées ou encore être ajustées en fonction de la situation rencontrée.

Pour ces actions, les champs suivants seront obligatoirement complétés : la progression (pourcentage d’avancement du dossier) et le constat (qui correspond à la programmation de l’action) dans lequel sera précisé ce qui a été réalisé lors de l’année de référence et ce qu’il reste à prévoir.

Les champs suivants ne seront complétés/modifiés que si ces données ont évolué, ont été précisées ou revues : l’échéance, l’indice de santé, le budget (utilisez la case « commentaire budget » pour expliquer les modifications).

Tous les changements seront mis en gras dans la plateforme pour être bien visibles.

En aucun cas une action ne sera supprimée. Si un projet est abandonné (sur décision du Collège communal), veuillez noter  « Annulé » dans le titre et préciser dans la case « constat » les raisons de l’annulation.

En accord avec le Collège communal, une nouvelle action pourrait devoir être intégrée dans le PST. Dans ce cas, merci de noter « Nouveau » dans le titre.

Dans la mesure du possible, l’on évitera de modifier le titre d’une action. En cas de nécessité, la raison de cette modification sera expliquée dans le champ « description« .

Autres fonctionnalités

Il existe une possibilité de subdiviser une action en sous-action(s) mais elle n’est pas conseillée afin de ne pas alourdir le document final :

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des tâches à l’intérieur d’une action :

Cette procédure peut être utile pour planifier les différentes étapes du projet et clarifier la description des travaux à programmer.

Dans un premier temps, la tâche apparaît en « création » puis après avoir cliqué sur l’état « mettre à faire« , elle devient « à assigner » :

Par défaut, la valeur du « groupe assigné » est identique au parent (de l’action pour les tâches et de la tâche pour les sous-tâches) mais il est possible de le modifier en sélectionnant un autre service dans le menu déroulant :

Malheureusement iA.PST ne donne pas satisfaction pour utiliser cette partie comme un vrai logiciel de gestion de tâches et il n’est donc pas possible d’aller plus loin dans l’état des tâches (désigner un utilisateur responsable de l’exécution et clôturer la tâche).

Comment ajouter un objectif stratégique ou un objectif opérationnel ?

Seule la Direction générale peut « techniquement » ajouter un objectif stratégique ou un objectif opérationnel dans ia.PST. Ces objectifs sont définis par le Comité de direction et le Collège communal lors de l’élaboration du PST et ne doivent pas être modifiés durant la mandature en cours, sauf décision contraire du Collège communal.

Comment accéder à l’application?

L’accès à l’application peut se faire :

• à partir de cet article en cliquant sur ce lien;
• à partir du menu « Applications » disponible à tout moment dans la partie supérieure de l’intranet :

Une question ?

Pour toute question d’ordre technique (mot de passe, problème de connexion, …) : l’outil de ticketing

Pour toute autre question : Virginie DEMARCHE, Référente PST

En savoir plus

Lisez l’article relatif à la présentation du PST

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