Introduire un point au Collège communal

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Description

La présentation des points au Collège communal doit se faire sur ANDANA à l’intervention des services spécialisés en fonction des matières dont ils ont la charge.

Ces services connaissent les antécédents des dossiers; ce sont les spécialistes des législations qui leur sont applicables. La présentation sur ANDANA leur permet de replacer les demandes dans leur contexte, de présenter les points avec une proposition de décision et, au lendemain des réunions du Collège communal, d’assurer leur suivi. Le suivi est d’autant plus rapide que les dossiers ont été correctement instruits et que des propositions de décision ont été formulées.

Présentation

La présentation des points sur ANDANA implique une triple intervention :

- - - tout d’abord, celle de l’agent assurant la confection du point;
    - ensuite, celle de son chef de service qui, en qualité d’agent vérificateur, doit le vérifier et le valider;
    - enfin, celle du Directeur général qui examine les points un à un et décide soit de les intégrer dans un ordre du jour déterminé, soit de renvoyer un point à son auteur pour adaptation, soit plus rarement de refuser un point (double emploi, décision définitive déjà prise, …).

Les points doivent être validés les mercredis à 15h00 au plus tard. C’est la validation qui permet au Directeur général d’en prendre connaissance.

Formulation

Afin que les membres du Collège puissent appréhender au mieux le rapport, il est important de respecter un certain formalisme dont :

L’objet

L’objet est par définition succinct; ce n’est pas un résumé du contenu. Il annonce le contenu.

L’orthographe doit être vérifiée, en ce compris l’utilisation souvent abusive de majuscules; un minimum de ponctuation (le plus fréquemment des tirets) permet une meilleure lecture du titre.

Lorsqu’un point permet d’être identifié par une adresse, il est utile de débuter ce titre par l’indication de celle-ci; de même, l’on peut utilement, le cas échéant, faire apparaître dans le titre les nom et prénom d’une personne concernée.

Par exemple : « ANDENNE : rue du Pré des Dames, 4 – Réparation du trottoir – Requête de Monsieur Adrien LAMBERT » ou « SEILLES : quartier de Wanhériffe – Travaux de remise en état de la voirie » ou « BONNEVILLE : rue de la Trichenne, 25 – Raccordement à l’égout – Alice LEMIEL » ou « MAIZERET : rue de Gawday, 51 – Exploitation d’une citerne à gaz – Justine BUTANE ».

Il est rappelé que sont interdits dans les titres, pour des raisons d’ordre technique, les caractères spéciaux « @ », « & », « ~ » et « | ».

La proposition de décision

Le fonctionnement d’ANDANA est basé sur la formulation par les services de propositions concrètes de décision qui, éventuellement remaniées en fonction de la position adoptée en séance par le Collège communal, sont actées au procès-verbal.

Ceci signifie concrètement que ces propositions de décision doivent être soignées sur le plan du contenu et de la présentation; la décision doit en elle-même être suffisamment précise et complète pour se comprendre.

L’on retiendra le principe que pour la formulation de la proposition de décision, le service se met à la place du Collège communal : il reviendra à ce dernier soit d’accepter, soit de refuser, soit d’adapter la proposition formulée.

La formule « à débattre » est acceptable lorsqu’il s’agit d’un choix : une alternative figurera alors dans la proposition de décision, avec la mention bien visible « à débattre », ces deux derniers mots étant en gras. Lors de la finalisation du point, le Directeur général l’adaptera en fonction de la position adoptée le Collège communal.

Les points pour lesquels une proposition concrète de décision ne peut être formulée doivent rester l’exception; le service a toujours la faculté, pour la proposition de décision, de s’en référer au(x) membre(s) fonctionnel(s) du Collège communam, étant celui (ceux) en charge des matières traitées.

Pour une présentation plus claire des propositions de décision, il est recommandé de faire usage de a), b), c), … pour en séparer les divers éléments.

Référence interne du document

Cette référence est utilisée pour le classement et donc propre à chaque service.

Référence rappel

Cette référence est utilisée en cas de réponse à un dossier existant.

Informations budgétaires

Si le point implique une dépense, il y a lieu de mentionner les informations budgétaires à l’endroit prévu à cet effet (+ cocher la case). L’article budgétaire et son libellé, ainsi que le crédit initial et le crédit disponible, peuvent être obtenus auprès de la Direction des Services financiers.

Catégorie

Chaque point présenté au Collège communal doit figurer dans la catégorie à laquelle il se rapporte (et non exclusivement dans la rubrique liée au service qui présente le point).

De la sorte, les différents points ayant un objet similaire sont regroupés dans l’ordre du jour.

Groupes en copie

Seront sélectionnés les services qui doivent recevoir le point en copie (pour information ou pour action).

Séance souhaitée

A moins que pour une raison particulière le point doive être présenté à une séance bien déterminée auquel cas il convient alors de choisir la séance souhaitée, il y a lieu de laisser par défaut « pas de préférence ».

Groupes associés

Lorsqu’un groupe est associé à un point, cela signifie que ce groupe a la faculté, tout comme le créateur initial du point, d’y avoir accès et d’au besoin le compléter également de son côté.

Annexes

Dans la présentation de certains points sur ANDANA, des annexes sont indispensables à la bonne compréhension des points.

C’est le bon sens qui doit déterminer quelles sont les annexes indispensables : le caractère indispensable est à évaluer en premier ressort par l’agent traitant, ainsi que par son chef de service (agent validateur).

Le système a ses limites techniques : il est relativement fréquent que l’ordre du jour ne puisse être imprimé non pas en raison d’un nombre trop élevé des points, mais du fait de la présence d’annexes trop volumineuses (photos, rapports de plusieurs dizaines de pages, …).

Il est hautement conseillé :

- - - - de ne joindre que les annexes réellement indispensables;
      - si plusieurs annexes sont indispensables, de les joindre séparément de telle manière qu’au besoin lors de la confection de l’ordre du jour l’une puisse être désactivée par le Directeur général sans désactiver les autres;
      - de scanner en basse densité les photos ou autres documents annexés.

Annexes après décision

A utiliser lorsqu’une annexe doit impérativement figurer dans le procès-verbal.

En pareil cas, il y a lieu de mentionner la présence de cette annexe dans la proposition de décision (par exemple : « La présente convention fait partie intégrante de la présente relation et sera reproduite à sa suite dans le registre des procès-verbaux. »