Nous savons que l’évaluation peut être un facteur de stress tant pour les agents évalués que pour les évaluateurs. Cet article a par conséquent pour but de vous guider lorsque vous évaluez un agent.

Vous avez la faculté de suivre une formation sur la conduite d’un entretien d’évaluation. Pour ce faire, n’hésitez pas à contacter le Service des Ressources humaines.

 

Qui dois-je évaluer cette année ?

En début d’année, le Service des Ressources humaines vous transmettra une liste des agents devant être évalués dans l’année.

Cette liste reprend la date de l’évolution barémique. Il vous est demandé d’évaluer les agents au minimum un mois avant la date anniversaire de son évolution barémique.

S’il ne vous est pas possible de respecter ce délai pour tous les agents, nous vous demandons de donner priorité aux agents pouvant prétendre à une évolution barémique dans l’année.

Afin que l’évaluation soit licite, vous devez être accompagné d’un deuxième évaluateur (sauf si l’agent n’a qu’un seul supérieur dans la ligne hiérarchique).

Vous devez ensuite prévenir l’agent de la date de son évaluation et ce, idéalement, minimum deux semaines à l’avance. Il est suggéré que vous lui proposiez de procéder à son auto-évaluation qui sera à réaliser pour le jour de l’évaluation.

 

A quoi sert l’entretien d’évaluation ?

L’entretien permet de confronter l’évaluation établie par vous-même et l’auto-évaluation, le cas échéant, de l’agent. L’intérêt de l’évaluation est de faire le bilan d’une année de travail, d’établir une relation d’écoute et de dialogue. Il est important aussi de recueillir les souhaits de l’agent afin de déterminer ensemble les objectifs pour le futur.

 

 

Comment puis-je préparer au mieux cet entretien ?

Profitez de cette échéance pour actualiser la description de fonction de l’agent.

Choisissez un lieu où vous ne serez pas dérangés et où vous pourrez engager une réelle discussion.

Evitez les reports de rendez-vous et les retards.

Prévoyez une durée suffisante (de 30 minutes à 1 heure) en fonction des postes et des situations.

 

Comment dois-je structurer l’entretien ?

Il n’y a pas de structure-type d’un entretien d’évaluation. Néanmoins, il est conseillé de le structurer comme suit :

1. Accueillez l’agent, mettez-le en confiance.
2. Faites le bilan de l’année. Pour ce faire, quelques questions-types peuvent permettre de structurer la réflexion. Exemples :
   • • Quel est l’élément professionnel dont l’agent est le plus fier depuis les deux dernières années ?
     • Quels sont ses points faibles ?
     • Quels sont ses points forts ?
     • Quelles difficultés a-t-il rencontrées/rencontre-t-il dans la réalisation de ses tâches ?
3. Parcourez avec l’agent la grille d’évaluation et son auto-évaluation.
4. Recherchez des solutions pour améliorer les points « faibles » grâce à une discussion.
5. Abordez l’avenir : fixez de nouveaux objectifs.

 

Comment bien formuler un objectif ?

Un objectif SMART est un objectif :

• Spécifique (pas général);
• Mesurable (quantifiable => donnez un nombre à atteindre);
• Acceptable (par le collègue);
• Réaliste et réalisable (pertinent, apporte quelque chose à l’Administration, au service);
• Temporellement défini.

 

Exemples d’objectifs SMART :

• Pour le mois prochain, l’agent proposera les ¾ de ses notes au Collège communal sur ANDANA pour le mercredi 15h00.
• Le Service de l’Aménagement du territoire traitera 20 demandes de permis d’urbanisme par mois d’ici le 30 juin.

Exemples d’objectifs non SMART :

• L’agent doit répondre plus au téléphone.

 

Que faire après l’entretien d’évaluation ?

Vous devez ensuite faire parvenir la fiche et la grille d’évaluation signées au Service des Ressources humaines. Le service se chargera alors d’envoyer à l’agent une notification, la fiche et la grille d’évaluation complétées ainsi qu’un accusé de réception.

Dès réception de l’accusé de réception signé par l’agent, le Service des Ressources humaines proposera l’évaluation au Collège communal.

Enfin, un courrier l’informant de la décision du Collège communal sera adressé à l’agent. Les dossiers d’évaluation sont consignés numériquement au Service des Ressources humaines.

 

Quels sont les impacts de l’évaluation?

La mention globale d’évaluation est fonction des points obtenus en additionnant les points donnés pour chaque critère. Elle est attribuée comme suit :

 

Appréciation :	Sans responsabilité d’équipe :	Avec responsabilités d’équipe :
Excellent	Cote globale > 90	Cote globale > 121
Très positif	80 ≤ Cote globale ≤ 89	108 ≤ Cote globale ≤ 120
Positif	70 ≤ Cote globale ≤ 79	95 ≤ Cote globale ≤ 107
Satisfaisant	60 ≤ Cote globale ≤ 69	81 ≤ Cote globale ≤ 94
A améliorer	50 ≤ Cote globale ≤ 59	67 ≤ Cote globale ≤ 80
Insuffisant	Cote globale > 50	Cote globale > 67

 

En cas d’évaluation dont la mention globale est « à améliorer » ou « insuffisant », l’évaluation doit être renouvelée après un an.

Document:

Grille d’évaluation

Fiche d’évaluation

Personnes de contact

Service : Fonction : Téléphone : Gsm : Email :

Lauréline Charles Service : Services des Ressources humaines Fonction : Employée RH Téléphone : 085/84.96.20 Gsm : Email : laureline.charles@ac.andenne.be

Rolande Despagne Service : Services des Ressources humaines Fonction : Employée RH Téléphone : 085/84.96.21 Gsm : Email : rolande.despagne@ac.andenne.be

Carine Dormal Service : Services des Ressources humaines Fonction : Responsable Téléphone : 085/84.96.86 Gsm : Email : carine.dormal@ac.andenne.be

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