Après le recrutement et la sélection d’un nouveau travailleur, il est très important d’accorder suffisamment d’attention à son accueil. Un accueil de qualité garantit une plus grande motivation du nouveau collègue. De même, cet accueil favorisera son intégration au sein de l’équipe et augmentera donc les chances de le voir rester longtemps au sein de la Ville.
L’accueil de ce nouveau collègue se passera en deux temps :
Dans cette page :
Quel est le rôle du Service des Ressources humaines dans l’accueil des nouveaux agents?
Votre agent sera accueilli dans un premier temps par le Service des Ressources humaines qui veillera aux formalités suivantes :
- signature du contrat de travail;
- communication du règlement de travail en version papier ou par mail;
- explication des principales dispositions en matière de congés et maladie;
- communication des informations relatives à l’assurance hospitalisation ainsi qu’à l’omnium mission de service;
- remise de la fiche relative à la sécurité et la prévention au travail.
Quel est le rôle de la hiérarchie dans l’accueil?
Cette partie de l’accueil est la plus importante pour le travailleur. En effet, il va s’agir pour ce dernier de prendre connaissance et d’appréhender son environnement de travail. Pour ce faire, il est recommandé de suivre les conseils suivants :
Veiller à un accueil chaleureux du collaborateur
Veillez à ce que le collaborateur soit accueilli chaleureusement dès son arrivée, de préférence par vous en tant que supérieur direct. A défaut, mandatez avant votre absence un collègue qui pourra procéder à cet accueil.
Pour que cet accueil soit chaleureux, il est important d’y consacrer le temps nécessaire. Veillez donc à bloquer au moins une heure dans votre agenda. De même, personnaliser votre accueil permettra de le rendre plus chaleureux.
Organiser une visite guidée
Faites une visite guidée des locaux afin que le nouveau travailleur se sente rapidement à sa place et que l’intégration puisse se dérouler plus facilement. Cette visite doit reprendre les lieux de travail, les lieux d’accueil du public et les commodités (dont le réfectoire, les toilettes au besoin et les vestiaires).
Présentation aux collègues
Présentez le nouveau travailleur à tous les membres de l’équipe. Désignez éventuellement un tuteur qui sera responsable de son accompagnement. Le nouveau venu aura ainsi un interlocuteur direct en cas de questions ou d’imprécisions.
Présentation de l’Administration communale
Présentez brièvement l’Administration et sa culture, et parlez un peu des habitudes qui règnent au sein de la Ville. Expliquez une nouvelle fois la fonction du nouveau collaborateur et esquissez son rôle. Montrez-lui l’organigramme afin qu’il puisse se positionner au sein de la Ville.
Communiquez aussi immédiatement toutes les informations dont l’intéressé.e a besoin pour assumer sa fonction correctement.
Donner des informations sur le service de Prévention
Il est important de communiquer également à votre nouvel agent les coordonnées du Conseiller en prévention ainsi qu’expliquer brièvement les missions du service interne de prévention et de protection au travail. Outre le fait que la communication de cette information est une obligation légale en vertu du Code du bien-être au travail, il s’agit surtout pour le nouvel agent de pouvoir disposer de l’information ainsi que des moyens de contact.
Parcourir les risques de sécurité
Parcourez ensemble les règles de comportement et les accords en matière de sécurité : équipements de protection individuelle, procédures en cas d’incendie, emplacement de la boîte de premiers secours … C’est d’ailleurs l’occasion de remettre au travailleur, s’il en a besoin dans le cadre de ses fonctions, ses équipements de protection individuelle.
Introduire la notion de « rapport d’étonnement«
Expliquez à ce nouvel agent que son avis est important pour l’Administration. Expliquez-lui qu’il sera amené, après deux mois en fonction, à faire le point avec vous lors d’un entretien et à vous faire part de ses étonnements. Dans ce cadre, informez-le que vous lui communiquerez dans les prochains jours le Template du rapport d’étonnement.
Installer le nouvel agent à son poste de travail et lui confier une première mission
Il est important que le nouvel agent puisse directement rentrer dans sa fonction. Pour ce faire, installez-le à son poste de travail et confiez-lui une mission. Cette mission peut prendre diverses formes :
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- de la prise de connaissance (exemple : allumer son ordinateur et prendre connaissance d’un document);
- de l’observation (exemple : expliquer le fonctionnement d’un équipement spécifique);
- de l’exécution (exemple : réaliser une tâche simple du quotidien).
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Documents
Rapport d’étonnement – Template
Fiche conseil sur l’entretien d’accueil
Personnes de contact
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Service : Fonction : Téléphone : Gsm : Email : |
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Lauréline Charles Service : Services des Ressources humaines Fonction : Employée RH Téléphone : 085/84.96.20 Gsm : Email : laureline.charles@ac.andenne.be |
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Rolande Despagne Service : Services des Ressources humaines Fonction : Employée RH Téléphone : 085/84.96.21 Gsm : Email : rolande.despagne@ac.andenne.be |
